Правління національного банку україни п о с т а н о в а


Інструкція з діловодства в центральному апараті та установах Національного банку України



Сторінка2/4
Дата конвертації12.11.2019
Розмір0.73 Mb.
Назва файлуПРАВЛІННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО БАНКУ УКРАЇНИ.doc
1   2   3   4
Інструкція з діловодства
в центральному апараті та установах
Національного банку України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція встановлює загальні правила документування
управлінської діяльності в центральному апараті та установах
Національного банку України(1) і регламентує порядок роботи з
документами з часу їх створення або надходження до відправлення
або передачі до архіву установи.

------------------------------------------

(1) Далі - установа банку.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального


діловодства, її положення поширюються на всю службову
документацію, а також на звернення громадян.

Положення цієї Інструкції не поширюються на нормативні


документи (положення, інструкції, правила) з грифами "Таємно" і
"Для службового користування". Правила роботи з такими документами
визначаються окремими інструкціями.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо


порядку здійснення діловодних процесів в установах банку
розроблені відповідно до положень "Примірної інструкції з
діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої
влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах
виконавчої влади", затвердженої постановою Кабінету Міністрів
України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 ( 1153-97-п ), до державних
стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, а також
враховуючи специфіку роботи системи Національного банку України.

1.4. Зважаючи на обсяги документообігу, територіальне


розташування структурних підрозділів та специфіку діяльності,
діловодство у центральному апараті та деяких установах банку
ведеться децентралізовано(2).

---------------------------------------

(2) Децентралізована реєстрація документів допускається в
установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік
(постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.97 р. N 1153).

1.5. Окремі питання, не врегульовані цією Інструкцією, можуть


регулюватися внутрішніми нормативно-розпорядчими документами
установи банку, не порушуючи основних норм цієї Інструкції.

1.6. Відповідальність за організацію діловодства у


структурних підрозділах центрального апарату та установ банку несе
керівник структурного підрозділу, установи.

Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів,


цієї Інструкції та нормативно-розпорядчих документів з питань
діловодства установ банку покладається на управління загального
діловодства, загальні відділи, канцелярії або секретарів(3).

-----------------------------------

(3) Далі - канцелярія.

В установах банку, їх структурних підрозділах, у яких за


штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства,
ця робота наказом керівника покладається на спеціально виділену
для цього особу.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб


здійснюється керівниками установи банку, методичне керівництво і
контроль за дотриманням цієї Інструкції - управлінням загального
діловодства, загальними відділами, секторами, канцеляріями.

1.8. Керівники установи банку, діловодні служби в межах


наданих їм прав зобов'язані:

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового


листування;

не допускати без нагальної потреби вимагання від


підпорядкованих та інших установ, комерційних банків інформації та
звітності, не передбаченої нормативно-правовими актами;

вдосконалювати форми і засоби роботи з документами на основі


розвитку комплексної комп'ютеризації та автоматизації діловодних
процесів;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної


служби установ банку та їх структурних підрозділів з метою
підвищення кваліфікації.

1.9. У разі звільнення, відпустки, відрядження чи тривалої


відсутності з інших причин відповідального за діловодство
працівника усі неоформлені службові документи та ведення
діловодства за вказівкою керівника передається особі, що його
заміщує.

1.10. Діловодство у центральному апараті банку та його


установах ведеться засобами комп'ютерної техніки (автоматизованої
системи контролю і організації діловодства - АСКОД).

Інформаційно-пошукова система АСКОД призначена для


опрацювання вхідних, вихідних і внутрішніх службових документів,
звернень громадян, обліку і одержання статистичних даних
документообігу, оперативного пошуку документів.

1.11. Установи банку здійснюють діловодство, ведуть


документацію і листування між собою державною мовою.

У місцях, де більшість населення становлять громадяни, які


належать до національної меншини, у внутрішньому діловодстві може
використовуватися поряд з державною мовою мова відповідної
національної меншини у порядку, встановленому законом.

2. Документування управлінської


діяльності установи банку

2.1. Загальні положення

2.1.1. Управлінська діяльність установ банків здійснюється
шляхом видання розпорядчих документів.

Згідно з чинним законодавством і в межах своєї компетенції


установи банків видають:

- Національний банк України - постанови колегіального органу,


накази, інструкції, положення, розпорядження, вказівки, які можуть
поширюватися на всі банківські установи в Україні;

- регіональні управління, установи Національного банку


України - рішення постійно діючих нарад (ПДН), накази,
розпорядження, які регулюють діяльність цієї установи.

2.1.2. Підставами для складання розпорядчих документів у


діяльності банківських установ є:

- Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України, постанови


Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України,
постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, доручення
органів державної влади та місцевих органів влади;

- провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою


виконання установою банку покладених на неї завдань;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.1.3. Із питань, що становлять взаємний інтерес і входять до
компетенції різних державних органів та громадських організацій,
приймаються спільні розпорядчі документи.

2.1.4. Розпорядчі документи, що надходять до Національного


банку України від органів державної влади, доводяться до
підвідомчих організацій шляхом:

видання самостійних розпорядчих документів (постанов,


наказів, рішень, розпоряджень, вказівок), в яких викладається
зміст документа вищестоящого органу щодо завдань установи банку;

видання інформаційного або супровідного листа, якщо


розпорядчий документ органу державної влади не потребує
конкретизації завдань для установ банків.

2.1.5. В усіх випадках документи, що видаються на підставі


розпорядчих документів органів державної влади, повинні мати
посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати,
їх номерів і заголовків.

2.1.6. Рішення колегіального органу доводяться до виконавців


і організацій, що належать до сфери управління установи банку,
шляхом надсилання їм рішень.

2.2. Порядок підготовки, оформлення та видання розпорядчих


документів

Документи та протоколи засідань


колегіальних органів

2.2.1. Засідання колегіального органу установи банку


проводяться відповідно до регламенту та квартального плану їх
роботи, а також у міру потреби.

Керівники структурних підрозділів завчасно, не пізніше 15


числа місяця, що передує запланованому кварталу, подають на
включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які
вони вважають за доцільне розглянути на засіданні. До переліку
додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд
колегіального органу.

2.2.2. Право на внесення проектів документів на розгляд


колегіального органу Національного банку України мають: члени
Правління, директори департаментів і самостійних управлінь
центрального апарату, керівники регіональних управлінь та установ;
від комерційних банків - Асоціація українських банків; у
регіональних управліннях - керівники структурних підрозділів.

2.2.3. Відповідальність за обгрунтованість розгляду того чи


іншого питання, своєчасну і якісну підготовку матеріалів (проектів
постанов, довідок до них та ін.) до засідання колегіального органу
покладається на керівників структурних підрозділів, зазначених у
плані.

2.2.4. Формування проектів рішень колегіального органу для


розгляду, організація засідання, протоколювання, реєстрація і
доведення до виконавців рішень колегіального органу покладається:

- у центральному апараті - на протокольний відділ,


відповідального секретаря колегіального органу;

- у регіональних управліннях та установах - на діловодні


служби або призначеного керівництвом відповідального секретаря з
числа фахівців інших підрозділів.

2.2.5. Документи з питань, що вносяться на обговорення


колегіального органу, подаються протокольному відділу або
відповідальному секретарю не пізніше ніж за 5 днів до засідання.
Ці документи мають включати:

- проект постанови (рішення) колегіального органу, а у разі


потреби і проект наказу;

- доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій


грунтовно викладені доцільність, мета, підстави, висновки та
пропозиції;

- довідку або лист про погодження проекту із заінтересованими


структурними підрозділами та іншими установами або відповідну візу
на проекті.

При цьому всі без винятку проекти рішень колегіального органу


в обов'язковому порядку мають бути завізовані керівниками
відповідних департаментів, управлінь, відділів установи банку, які
мають відношення до питання, що обговорюється, а також виконавцем,
редактором, юридичною службою та керівником установи банку, який
здійснює загальне керівництво структурним підрозділом. У разі
відсутності будь-якої з перелічених вище віз матеріали приймаються
для розгляду колегіальним органом разом з поясненням службової
особи, яка їх не завізувала.

Рішення мають бути конкретними, точно визначати виконавців та


строки виконання.

2.2.6. Відповідальний секретар колегіального органу контролює


своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх
наявність і правильність оформлення. У разі порушення
встановленого порядку підготовки документів до розгляду
колегіального органу начальник протокольного (загального або
іншого, якому доручена організація роботи колегіального органу)
відділу доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи
буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку
денного.

2.2.7. Про кожне засідання колегіального органу складається


протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені до засідання (проекти постанов,


рішень, довідки, списки), а також один примірник розмножених
документів зберігаються у відповідального секретаря колегіального
органу з кожного засідання окремо.

2.2.8. У разі проведення закритого засідання колегіального


органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка
документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з
документами обмеженого доступу.

2.2.9. Керівники структурних підрозділів, які відповідали за


підготовку питання на засідання колегіального органу, протягом
наступного дня доопрацьовують проекти рішень з обов'язковим
урахуванням висловлених на засіданні та прийнятих більшістю
голосів зауважень і пропозицій, а після підписання та візування їх
у членів колегіального органу, керівника, юридичної служби та
редактора передають протокольному відділу або відповідальному
секретарю колегіального органу установи банку.

Разом з доопрацьованою постановою структурний підрозділ готує


і передає відповідальному секретарю покажчик розсилки, попередньо
узгоджений із заступником керівника установи банку та текст
постанови на дискеті у формі MS DOS, яка після введення в
комп'ютер повертається відповідному структурному підрозділу.
Відповідальний секретар колегіального органу або особа, яка вела
протокол засідання, перевіряє наявність внесених на засіданні змін
і доповнень, наявність віз і передає документ для підписання
Голові Національного банку, першому керівнику установи банку.

2.2.10. Після підписання керівником установи рішення


колегіального органу протокольний відділ або відповідальний
секретар колегіального органу установи присвоює йому реєстраційний
номер, проставляє дату засідання органу, здійснює тиражування і
передавання для розсилки в експедицію разом із покажчиком
розсилки.

Додатки до рішення колегіального органу мають бути підписані


начальником протокольного відділу, а в установах банку -
відповідальним секретарем.

Порядок підготовки, видання і реєстрації нормативних актів


регулюється Інструкцією про порядок підготовки, видання,
реєстрації, надсилання та систематизації нормативних актів
Національного банку України в редакції, затвердженій постановою
Правління Національного банку України від 10.02.97 р. N 31.

2.2.11. Колегіальний орган установи банку може приймати


рішення і в робочому порядку, тобто шляхом підписання (візування)
проекту документа більшістю членів колегіального органу. Постанова
(рішення) колегіального органу Банку вважається прийнятою в
робочому порядку, якщо вона завізована простою більшістю членів
цього органу.

Підготовку та візування таких рішень організовують керівники


структурних підрозділів, які вносять на розгляд.

2.2.12. Постанови (рішення) колегіального органу та протоколи


його засідань оформляються і реєструються окремо в АРМі(4)
"Внутрішня" автоматизованої системи АСКОД (додаток 4). (Додатки не
наводяться).

-----------------------------------------

(4) АРМ - автоматизоване робоче місце.

Оригінали документів (рішення, порядок денний, доповідні


записки, довідки, стенограми засідань, якщо такі ведуться, списки
запрошених, протоколи, покажчики розсилки) зберігаються у
протокольному відділі, загальному відділі або у відповідального
секретаря колегіального органу установи банку.



Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4


База даних захищена авторським правом ©bezref.in.ua 2019
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка